昨今のインターネット、特にSNSによる炎上事件や風評被害の増加により、風評被害対策会社の数も増えてきています。もちろんそれだけ世の中に風評被害対策の需要があるから増えているわけですが、これだけ増えてしまうと一体どこに頼むのが正解なの?という選択がとても難しくなってしまいます。

そこで今回は風評被害対策会社を選ぶ際の一つの判断基準としてある「プライバシーマーク」についてお伝えしていきたいと思います。

プライバシーマークとは?

そもそもプライバシーマークとは一体どういうものなのでしょうか。正確にはプライバシーマーク制度と言い、昨今の個人情報漏洩事件などを受けて、個人情報保護への関心が高まったことから1998年から一般財団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)が運営している制度です。

プライバシーマーク制度の対象は個人ではなく、企業や団体(事業者)となり、個人情報を日本工業規格(JIS)の「JIS Q 15001:2006-個人情報保護マネジメントシステム-要求事項」に基づき、さらに個人情報保護法や、地方自治体の個人情報の関わる条例等、業界団体の個人情報関連のガイドラインなどを基準として適切に取り扱っているかを審査し、認定します。認定された企業や団体は個人情報を適切に取り扱っている事業者として自社のホームページや名刺やポスターなどにプライバシーマークを使用することができます。

プライバシーマークを取得するには?

それではこのプライバシーマークはどうしたら取得できるのでしょうか。まず大前提として取得できるのは個人ではなく「法人」となります。そしてもちろん個人情報が適切に取り扱いされている法人が対象となりますが、「個人情報保護マネジメントシステム―要求事項(JIS Q 15001:2006)」に準拠した個人情報保護マネジメントシステム(PMS)を定めていること。というのが基本的な申請できる基準になります。

具体的には、この基準に沿った個人情報保護についての社内規定を作成・運用をします。さらにこの運用が適正にされているかどうかの社内点検・監査を行います。そして申請にはこれらの記録、さらに運営協会が求める申請書、会社概要、登記事項証明書などの必要書類が必要になります。これらの必要書類が揃い、申請が完了すると書類審査、その後現地調査となります。この書類審査と現地調査に問題が無ければ初めてプライバシーマークの付与契約が可能となります。

そしてこのプライバシーマークは一度取得してしまえばそのままずっと使用できるというものではなく、2年間の期限となっているので、2年後以降もプライバシーマークを使用するには2年毎に更新審査を受けなければなりません。

プライバシーマークを取得していなくても大丈夫?

このように、プライバシーマークを取得するには社内規定を作って運用したり、書類を揃えたり、社内教育を実施したりと大変な労力、そしてさらに審査に通る為に新たに個人情報を保管するキャビネットを買ったり、パソコンにセキュリティソフトを入れたりと様々な経費がかかり、もちろん申請費・更新費といったお金もかかります。しかし逆に言えばプライバシーマークとはそこまでの労力と時間と経費をかけてまで個人情報保護に取り組んでいるという現れにもなります。

2015年に個人情報保護法が全面改正され、2017年5月30日から全面施工となりました。小規模な会社でも個人情報取扱事業者として、個人情報保護が求められる世の中になった今、どんな業界、どんな会社でも個人情報の適切な運用が求められていますが、風評被害対策という中でもデリケートな情報を取り扱う業界においてはより一層の個人情報に対する高い意識が求められています。
その中でこの「プライバシーマーク」を取得しているということは、もちろんそれだけで全面的な信頼を寄せられるものではありませんが、風評被害対策をお願いする会社を決める際には大きな判断材料の一つとなるのではないでしょうか。

プライバシーマークについて、どのようなものかお分かり頂けたでしょうか。個人情報の取り扱いについてはこの先、さらに重くなることはあっても軽くなることはないでしょう。風評被害対策会社がどのようなサービスを行っているかも大事ですが、個人情報に対してはどのような取り組みを行っているか、という点についてもぜひ気にしながら選んでみて頂きたいと思います。